RO.CAS-UPDATE

Aus RO.WIKI
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Die aktuelle Version von RO.CAS wird zu einem noch nicht festgelegten Datum durch die neue Version von RO.CAS ersetzt werden. Diese Seite begleitet den Versionswechsel mit allen damit zusammenhängenden Punkten.


ZEITPLAN

Das Rotary Magazin berichtet begleitend über das Projekt:

Der Plan sieht Stand 31.01.2019 vor:

  • tt.mm.2019 - tt.mm.2019: Tests durch Personen aus allen 15 Distrikten
  • tt.mm.2019 - tt.mm.2019: Abnahme

  • tt.mm.2019 - tt.mm.2019: Training und Schulung alle Clubs und Distrikte
  • tt.mm.2019 - tt.mm.2019: Wechsel vom bisherigen RO.CAS auf das neuen RO.CAS

  • tt.mm.2019: das neue RO.CAS ist online

Wer bisher nicht oder nur wenig mit RO.CAS gearbeitet hat, wird sich schnell und einfach im neuen RO.CAS zurecht finden. Die erfahrenen RO.CAS-Anwender müssen sich zwar umgewöhnen, sollten sich dabei aber dennoch schnell zurecht finden können. Alle Anwender werden „an die Hand genommen“ mit

  • dem in RO.CAS integrierten Online-ServiceDesk,
  • der begleitenden Dokumentation im RotaryWiki und
  • den ergänzenden Video-Tutorials.


DATENPRÜFUNG UND DATENKORREKTUR

Es ist grundsätzlich das Ziel, alle Daten vom jetzigen RO.CAS in das neue RO.CAS zu übernehmen. Dazu werden alle Daten auf Ihre Funktionsfähigkeit im neuen RO.CAS geprüft. Wenn ausnahmsweise Daten nicht übernommen werden können, werden die Clubs und Distrikte hierüber informiert.


Club- und Distrikt-Daten

Informationen über die Prüfung und ggf. notwendige Korrekturen der Club- und Distrikt-Daten liegen noch nicht vor.


Personen-Daten

Die Personen-Daten unterliegen bei der Datenübernahme der besonderen Aufmerksamkeit, weil es sensible und komplexe Daten sind.

Übernahme von Personen-Daten

  • Übernommen werden die Daten der aktiven und ehemaligen Aktiv- und Ehrenmitglieder sowie der Partner.
  • Nicht übernommen werden die Sonstigen Adressen.
Bei den Sonstigen Adressen ist leider der Aufwand viel zu hoch, um diese für eine Übernahme aufzubereiten. Denn auch wenn es bei den meisten Clubs zwar jeweils nur wenige Sonstige Adressen gibt (oft sind es nur um die 10), so kommen diese dann aber innerhalb eines Gebietes oft mehrfach vor und sind dabei auch noch unterschiedlich gespeichert (z.B. Governor, Assistent Governor, Berichterstatter MAGAZIN, Sekretäre der Nachbarclubs). Tests haben ergeben, dass bei dieser Sachlage eine automatische Zusammenführung der Sonstigen Adressen nicht sinnvoll mit einem vertretbaren Aufwand vorgenommen werden kann.

Daten-Qualität der zu übernehmenden Personen-Daten

  • Vor der Übernahme wird die Qualität der Daten der aktiven und ehemaligen Aktiv- und Ehrenmitglieder sowie der Partner überprüft.
Im Wesentlichen geschieht das durch Test-Übernahmen aus dem jetzigen RO.CAS in das neue RO.CAS; dabei werden die festgestellten Fehler in die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur" geschrieben und so den Verantwortlichen in den Clubs mit der Bitte der Überarbeitung zur Verfügung gestellt.
Zusätzlich werden die Möglichkeiten der SEMDA-Schnittstelle genutzt, um insbesondere das unzulässige mehrfache Vorkommen von E-Mail-Adressen zu beseitigen; dabei bekommen im Fehlerfall die betroffenen Club eine E-Mail mit der Bitte um Überarbeitung.


Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur"


Alle für die Clubs relevanten Fehler werden in die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur" geschrieben und dem jeweiligen Club (Clubämter Präsident, Sekretär, Executive Secretary und Club-Administrator) mit der Bitte um Beseitigung zur Verfügung gestellt.


Bitte melden Sie sich wie folgt an:

=> Wenn Sie die Zugriffsrechte für das Clubamt Präsident oder Sekretär oder Executive Secretary haben, sehen Sie die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur".


Hinweise zur Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur"

RO.CAS Datenkorrektur.png
Anleitung für die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur "

Sie können sich die Ansicht der Tabelle anpassen:

  • Sie können die angezeigten Zeilen auf 25, 50 und 100 Zeilen begrenzen. Wenn die Tabelle mehr Zeilen hat, als für die Anzeige ausgewählt sind, verteilt sich die Tabelle auf mehrere Seiten und Sie können über <Weiter> und <Zurück> vorwärts bzw. rückwärts durch die Tabelle blättern.
  • Sie können mit der Schaltfläche <Spalten> jede Spalten zur Ansicht aus- und abwählen. Beim Start sind die Spalten
    • "Organisation",
    • "Bereich",
    • "Datensatz",
    • "Korrekturbedarf (...)" und
    • "Info"

vorausgewählt.

  • Sie können jede Spalten mit Drag&Drop verschieben.
  • Sie können nach jeder Spalte sortieren durch Klick in die Spalten-Überschrift.
    Zum Sortierung nach mehreren Spalten (Kaskaden-Sortierung) müssen Sie bei der Auswahl der zweiten und folgen Spalten die UMSCHALT-Taste gedrückt halten.


In der so angepassten Tabelle können Sie arbeiten:

  • Sie können die Tabelle mit der Suchfunktion (Feld "Suchen ...") durchsuchen.
  • Sie können die Tabelle drucken sowie als Kopie, CSV und PDF exportieren.
  • Sie erhalten konkrete Hilfe durch ein Klick auf den Text In der Spalte "Korrekturbedarf (für Hilfe auf Fehlertext klicken)".
Im Tabellenkopf steht das Aktualisierungs-Datum.
Die Tabelle enthält 8 Spalten, fett markiert sind die standardmäßig gezeigten:
  • Distrikt (Inhalt: Distrikt-Name)
  • Organisation (Inhalt: Club-Name)
  • Bereich (Inhalt: ...)
  • Datensatz (Inhalt: Person)
  • Korrekturbedarf (...) (Inhalt: ...)
  • Info (Inhalt: Mitgliedsart)
  • UID Scope (Inhalt: technischer Name für den Club)
  • PK Entity (Inhalt: technischer Name für Person)


Hinweise zu den angezeigten Fehlern

  • Jeder Fehler steht in einer eigene Zeile.
    • Wenn im Datensatz einer Person mehrere Fehler vorhanden sind, dann stehen diese jeweils in eigenen Zeilen.
    • Wenn der Datensatz einer Person mehrfach mit demselben Fehler gelistet wird, dann gibt es diesen Datensatz in der Datenbank mehrfach - obwohl der Club die Duplikate nicht sehen kann. Erkennbar sind diese Datensätze anunterschiedlichen Nummern in der Spalte „PK Entity“.
Der Club kann nur Fehler in den Datensätzen beseitigen, die er auch sehen kann.
  • Mit der Sortierfunktion können Sie die Tabelle u.a. sowohl nach Personen als auch nach Fehlern sortiert.


Hinweise zu den erforderlichen Datenkorrekturen

  • Die Fehler stehen in der Spalte "Korrekturbedarf (...)" und sind mit den Hinweisen zur Beseitigung der Fehler verlinkt.
  • Die folgenden Fehler werden voraussichtlich Mitte/Ende März 2019 automatisch "durch Alias-Daten entschärft", um eine Datenübernahme sicherzustellen:
Die Einzelheiten dazu stehen jeweils bei den Hinweisen zur Beseitigung der Fehler.
  • Es ist notwendig, dass die Clubs alle Fehler beseitigen. Dies gilt auch für das Ersetzen der Alias-Daten durch echte Daten.


Korrekturbedarf "Anrede fehlt"


Im neuen RO.CAS ist die Anrede ein Pflichtfeld, deshalb müssen die fehlenden Anreden nachträglich ergänzt werden. Bei rund 8.100 Partnern fehlen jeweils die Anreden, weil im derzeitigen RO.CAS die Anrede bei Partnern kein Pflichtfeld ist.


RO.CAS Datenkorrektur Anrede2.png
  • Es ist sinnvoll, wenn die Clubs die fehlenden Anreden per Hand ergänzen:
    • zu „Mitglied bearbeiten“ gehen
    • Karteireiter „Familie“ wählen
    • Anrede einstellen
    • speichern


  • Bei der Datenübernahme fehlende Anreden werden automatisch durch den Text "[Anrede nicht erfasst]" ersetzt.


Korrekturbedarf "Vorname fehlt"


Im neuen RO.CAS ist der Vorname ein Pflichtfeld, deshalb müssen die fehlenden Vornamen nachträglich ergänzt werden. Bei rund 130 Partnern fehlen jeweils die Vornamen, weil der Vorname im derzeitigen RO.CAS kein Pflichtfeld ist.


RO.CAS Datenkorrektur Vorname2.png
  • Es ist sinnvoll, wenn die Clubs die fehlenden Vornamen per Hand ergänzen:
    • zu „Mitglied bearbeiten“ gehen
    • Karteireiter „Familie“ wählen
    • Vorname eingeben (ggf. "unbekannt" eingeben)
    • speichern


  • Bei der Datenübernahme fehlende Vornamen werden automatisch durch den Text "[Vorname nicht erfasst]" ersetzt.


Korrekturbedarf "Nachname fehlt"


Im neuen RO.CAS ist der Nachname ein Pflichtfeld, deshalb müssen die fehlenden Nachnamen nachträglich ergänzt werden. Bei rund 680 Partnern fehlen jeweils die Nachnamen, weil der Nachname im derzeitigen RO.CAS kein Pflichtfeld ist und sich teilweise auch durch den Nachnamen des Mitgliedes automatisch ergeben kann.


RO.CAS Datenkorrektur Nachname2.png
  • Es ist sinnvoll, wenn die Clubs die fehlenden Nachnamen per Hand ergänzen:
    • zu „Mitglied bearbeiten“ gehen
    • Karteireiter „Familie“ wählen
    • Nachname eingeben (ggf. "unbekannt" eingeben)
    • speichern


  • Bei der Datenübernahme fehlende Nachnamen werden automatisch durch den Text "[Nachname nicht erfasst]" ersetzt.



Korrekturbedarf "Fehler in Telefonnummer"


Im neuen RO.CAS dürfen bei den Telefonnummern nur noch die Ziffern 0-9 eingegeben werden, damit die Telefonnummern auch in andere Anwendungen verwendet bzw. exportiert werden können. Die im bisherigen RO.CAS zugelassenen Sonderzeichen zur optischen Gliederung (z.B. "(", "9", " " und "-") werden nicht übernommen. Rund 310 Telefonnummern sind nicht so im jetzigen RO.CAS eingegeben, dass sie direkt übernommen werden können.


RO.CAS Datenkorrektur Telefonnummer.png
  • Es ist sinnvoll, wenn die Clubs die Telefonnummern anpassen:
    • zu „Mitglied bearbeiten“ gehen
    • Karteireiter „Privat“ bzw. „Beruf“ wählen
    • Telefonnummern nach diesen Regeln richtig eingeben:
      • Länder-Vorwahl enthält ein Auswahlmenü mit den Länder-Vorwahlnummern nach der in RO.CAS hinterlegten Länderliste, voreingestellt ist "49" für Deutschland.
      • Orts-Vorwahl ist das Feld für die in Deutschland übliche Orts-Vorwahl (bei Telefon- und Fax-Nummern) bzw. Netz-Vorwahl (bei Mobil-Nummern). Eingegeben werden dürfen die Ziffern 0-9. Bitte geben Sie bei der Orts-Vorwahl auch die führende Ziffer "0" ein. Bei Mobil-Nummern gehört hier die Vorwahl des Netzbetreibers hin.
      • Teilnehmer-Nummer ist das Feld für die Teilnehmer-Nummer einschliesslich von Nebenstellen-Nummern. Eingegeben werden dürfen die Ziffern 0-9. Bitte entfernen Sie alle Sonderzeichen wie Leerzeichen, Klammern, Schrägstriche und Bindestriche.
    • speichern


  • Bei der Datenübernahme fehlerhafte Telefonnummern werden automatisch angepasst übernommen, soweit dies technisch möglich ist. Allerdings kann es dabei bei ungünstigen Ausgangslagen im jetzigen RO.CAS auch zu Fehlern kommen.


Korrekturbedarf "Doppelt vorhandene E-Mail-Adresse"


Auf Duplikate bei den E-Mail-Adressen prüft die SEMDA-Schnittstelle, denn alle E-Mail-Adressen dürfen ohne Ausnahme nur ein einziges Mal in RO.CAS vorkommen, weil sie als ROTARY-LOGIN-E-Mail-Adresse verwendet werden können (siehe auch Abschnitt "Personen-Einmaligkeit").
Es gibt verschiedene Varianten an mehrfach vorkommenden E-Mail-Adressen:
  • Identische E-Mail-Adresse sowohl bei einem Mitglied als auch beim Club
Identische E-Mail-Adressen sowohl bei einem Mitglied als auch bei einem Club kommen vor, wenn z.B. der Sekretär seine private E-Mail-Adresse auch als Club-Adresse eingetragen hat.
=> Der Club wird direkt von dem SEMDA-Team und/oder den zuständigen DICOs gebeten, diesen Punkt zu lösen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
  1. Das Feld mit der Club-E-Mail-Adresse kann leer bleiben. Zumindest übergangsweise kann dies eine einfache und schnelle Lösung sein.
  2. Für die Club-E-Mail-Adresse kann eine personenunabhängige E-Mail-Adresse gewählt und diese dann an die jeweils geeigeneten Personen im Club weitergeleitet werden. U.A. bietet die Rotary Verlags GmbH dieses an: https://rotary.de/mitglieder_service/verlag/internet/clubemail.html
  • Identische private E-Mail-Adresse bei mehreren Mitgliedern
Identische E-Mail-Adressen als private E-Mail-Adresse bei mehr als einem Mitglieder kommen vor, wenn Personen sich eine identische E-Mail-Adresse im privaten Leben teilen und demselben oder verschiedenen Clubs angehören und jeweils dort diese E-Mail-Adresse als private E-Mail-Adresse eingetragen ist.
=> Die Betroffenen und/oder die jeweiligen Clubs werden direkt von dem SEMDA-Team und/oder den zuständigen DICOs gebeten, diesen Punkt zu lösen.
  • Identische berufliche E-Mail-Adresse bei mehreren Mitgliedern
Identische E-Mail-Adressen als berufliche E-Mail-Adresse bei mehr als einem Mitglied kommen vor, wenn Personen sich eine identische E-Mail-Adresse im beruflichen Leben teilen (z.B. Mitglieder einer Kanzlei mit einer Sammel-E-Mail-Adresse) und demselben oder verschiedenen Clubs angehören und jeweils dort diese E-Mail-Adresse als berufliche E-Mail-Adresse eingetragen ist.
=> Die Betroffenen und/oder die jeweiligen Clubs werden direkt von dem SEMDA-Team und/oder den zuständigen DICOs gebeten, diesen Punkt zu lösen.
  • Identische E-Mail-Adresse bei einem oder mehreren Mitgliedern sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse
Identische E-Mail-Adressen sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse kommen im Wesentlichen vor, wenn Mitglieder ihre berufliche E-Mail-Adresse als ROTARY-LOGIN-E-Mail-Adresse nutzen möchten und deshalb bewusst die identischen E-Mail-Adressen sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse eingetragen ist.
=> Bei der Datenübernahme werden automatisch die "falschen" doppelten E-Mail-Adressen beseitigt und die verbleibenden E-Mail-Adressen als LOGIN-E-Mail-Adresse gekennzeichnet.
  • Identische E-Mail-Adressen sowohl bei einem Mitglied als auch bei dessen Partner
Identische E-Mail-Adressen bei einem Mitglied und dessen Partner sollten durch die bereits seit längerem bestehende interne Prüfung in dem derzeitigen RO.CAS nicht mehr vorkommen.
=> Es ist sinnvoll, wenn die Betroffenen und die Clubs in diesen Fällen eines der Duplicate beseitigen. Kontrollieren können dies die Clubs selber über die Export-Funktion der Daten und über das Untermenü <Zugriffsverwaltung> im Menü Administration>.
=> Bei der Datenübernahme werden die E-Mail-Adressen bei beiden Personen nicht (!) übernommen und die jeweiligen Clubs darauf hingewiesen.


Korrekturbedarf "mehrfaches Vorkommen identischer Personen"


Identische Personen kommen vor, wenn bei einem Clubwechseln der aufnehmende Club nicht sicherstellt, dass das aufzunehmende Mitglied erst bei seinem bisherigen Club über "Austritt wegen Clubwechsel" abgemeldet wird, bevor es im neuen Club als aufgenommenes Mitglied in RO.CAS eintragen wird. Leider gibt es diese Fälle ständig in einer Größenordnung von 1 bis 9 Fällen.
In diesen Fällen bekommt der aufnehmende Club automatisch aus der SEMDA-Schnittstelle eine Hinweis-E-Mail [m61] mit der Bitte, in Absprache mit dem bisherigen Club das Problem zu lösen.



Termin-Daten

Text folgt


Korrespondenz-Daten

Text folgt


Präsenz-Daten

Text folgt


Projekt-Daten

Text folgt


RO.WEB- und Bilderpool-Daten

Text folgt


DATEN-ÜBERNAHME

Zum Wechsel der RO.CAS-Versionen wird es eine endgültige Datenübernahme geben. Alle fehlerhaften Daten, die bis dahin nicht von den Clubs und Distrikten korrigiert wurden, werden nicht übernommen!

Jeder Club und jeder Distrikt wird ein Datenübernahmeprotokoll bekommen, das sämtliche nicht übernommenen Daten auflisten wird.



VERÄNDERUNGEN

Der Artikel „Aufgeräumt, empathisch und für alle Rotarier von hohem Nutzwert“ vom 01.02.2019 im Heft 2019/02 spannt den Bogen vom bisherigen RO.CAS auf das neue RO.CAS.

Nachfolgend sind die wesentlichen Veränderungen aufgeführt und mit den dazugehörenden Abschnitten in dem Artikel zum neuen RO.CAS verlinkt.


Allgemein

Verbessert:

  • Die Benutzeroberfläche ermöglicht die intuitive Nutzung, unterstützt durch diese Elemente:
    • Hilfe und Unterstützung
    • Bildschirm-Bereiche
      • Das responsive Design passt sich automatisch der Bildschirmgröße bzw. der Fenstergröße von RO.CAS an.
      • Die Benutzeroberfläche ist multilingual.
      • Die Menü-Leiste hat eine flache Menüstruktur ohne Untermenüs und mit höchstens 5 Reitern (Tabs) und ist klar und logisch gegliedert. Elemente ohne persönlicher Zugriffsberechtigung sind sichtbar, aber ausgegraut (abgeschwächt angezeigt) und ohne Funktion.
      • In der Kopf-Zeile lassen sich verschiedene, meist nur vorübergehend benötigte, Einstellungen vornehmen.
    • Zentrale Funktionen
      • Funktionen sind nur einmal vorhanden und werden bei Bedarf innerhalb von RO.CAS aufgerufen.
      • Listen können formatiert, sortiert, exportiert und durchsucht werden und die Detailansichten erscheinen als Modal/PopUp.

Entfallen:

  • Es gibt 80 % weniger Formulare.
    Der Club- und der Distrikt-Teil sind zusammengelegt und haben nur noch 40 Formularen (-79 %) in nur noch 10 Menüelemente (- 89 %) der nur noch 10 Bereichen (- 55 %). Dies vereinfacht die Nutzung von RO.CAS erheblich.
  • Die Vorwahl-Nummern der Clubgebiete entfallen.
    Um Papier für das Mitgliederverzeichnis (MGV) zu sparen, werden bisher im MGV die Vorwahl-Nummern des Clubgebietes beim Club gezeigt und dann bei den Mitgliedern weg gelassen. Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. Mobil-Nummern statt Festnetz-Nummern, größere Einzugsgebiete der Clubs) funktioniert das seit Jahren immer weniger. Deshalb entfällt dieses nun komplett.
  • Die Nennung des Gründungsbeauftragten entfällt.
    Die explizierte Nennung des Gründungsbeauftragten (nicht zu verwechseln mit dem Gründungspräsidenten!) in einem eigenständigen Datensatz bedeutet aus Datenschutzgründen einen erheblichen Aufwand. Mit dem ersatzlosen Wegfall wird das vermieden.
  • Kontonummern und Bankleitzahlen entfallen.
  • Die Bestellung des MGV u.a. erfolgt nun im Verlagsprogramm der Rotary Verlags GmbH.

Menü <Startseite>

(Link zum Kapitel Menü STARTSEITE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Startseite zeigt <Mitteilungen> vom Club, Distrikt und RO.CAS-System-Administrator und die nächsten <Termine>.


Menü <Organisation> (Club/Distrikt)

(Link zum Kapitel Menü ORGANISATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden.
  • Die Ämter-Besetzungen lassen sich taggenau eingeben.


Menü <Personen>

(Link zum Kapitel Menü PERSONEN vom neuen RO.CAS)

Verändert:

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden. Alle Kommunikationsdaten können variabel favorisiert und veröffentlicht werden.
  • Bei Clubwechsel müssen Mitglieder nicht neu erfasst werden.
  • Beim Austritt führt eine Austritts-Checkliste durch den Prozess.

Entfallen:

  • Die Daten der Partner werden nicht mehr beim Mitglied erfasst.
    Jeder Partner wird wie jede Person in einem eigenen Datensatz erfasst. Nur so lässt es sich z.B. abbilden, dass Partner auch Mitglieder in einem Rotary Club sein können. Auch kann nur so sichergestellt werden, dass Partner selber die Zustimmung gemäß Datenschutz geben können.
  • Die Daten von Kindern werden nicht mehr erfasst.
    Aus Datenschutzgründen werden Kinder nicht mehr erfasst. Neben der dafür notwendigen Zustimmung der Sorgerechts-Berechtigten zu Beginn der Erfassung müsste beim Erreichen der Volljährigkeit ein ehemaliges Kind selber seine Zustimmung geben - und dafür ist insgesamt der Aufwand zu hoch.
  • Die Vielzahl an Layouts für die Mitgliederbroschüren wird zur Vereinheitlichung reduziert.
  • Die bisher gezeigten beiden Druckereien werden nicht mehr gezeigt.


Menü <Termine>

(Link zum Kapitel Menü TERMINE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Teilnehmer- und Anmeldelisten aktualisieren sich selbständig.
  • Bei Anmeldungen kann ein Zeitfenster für Anmeldungen gesetzt werden.
  • Die Teilnehmerzahl kann nach Anmeldeschluss automatisch an das Veranstaltungslokal gesandt werden.
  • Der Meeting-Generator wird durch Terminserien ersetzt, die eine große Variabilität ermöglichen.

Entfallen:

  • Die Info-E-Mail an den Organisator entfällt.

Menü <Korrespondenz>

(Link zum Kapitel Menü KORRESPONDENZ vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Beim E-Mail-Versand bekommt der Absender eine direkte Rückmeldung bei Störungen in der E-Mail-Zustellung.

Entfallen:

  • Die E-Mail-Protokolle fallen weg.
    Die E-Mail-Protokolle im bisherigen RO.CAS zeigen nur an, ob die (Serien-)E-Mails korrekt an den E-Mail-Versende-Server übergeben wurden. Sie zeigen nicht an, ob dann diese E-Mails versandt und beim Empfänger angekommen sind. Dies wird oft falsch interpretiert.


Menü <Präsenzen>

(Link zum Kapitel Menü PRÄSENZEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Präsenzen werden ausschließlich als Jahrespräsenzen berechnet.

Entfallen:

  • Die unterjährigen Präsenzberechnungen entfallen.
    Die Erfahrung mit dem bisherigen RO.CAS zeigt, dass bei der unterjährigen Präsenzberechnung zu oft vergessen wird, die Zeitraumüberschreitende Berücksichtigungen von Zusatzpräsenzen richtig zuzuordnen. Deshalb wird nun nur noch die Betrachtung der Jahrespräsenz angeboten.


Menü <Projekte>

(Link zum Kapitel Menü PROJEKTE vom neuen RO.CAS)

Hier gibt es keine wesentlichen Änderungen.


Menü <Internet>

(Link zum Kapitel Menü INTERNET vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Bei jedem Artikel kann der Zeitraum der Veröffentlichung von - bis eingestellt werden.
  • Jeder Artikel kann in verschiedenen Sprachen geschrieben werden, die dann je nach Sprach-Einstellung des Lesers erscheinen.


Menü <Medien>

(Link zum Kapitel Menü MEDIEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es lassen sich Bilder, Videos und Audio-Dateien als Medien-Dateien speichern.

Entfallen:

  • Medien-Dateien lassen sich nicht mehr dauerhaft speichern.
    Im bisherigen RO.CAS bleiben Bilder im Speicher, wenn die Artikel, denen sie zugeordnet waren, gelöscht werden. Da RO.CAS 2019 aber kein Datenspeicher ist, werden beim Löschen von Artikeln auch die zugeordneten Medien-Dateien gelöscht, soweit diese nicht anderweitig noch in Verwendung sind. Zum archivierenden Speichern von Medien-Dateien dient RO.Cloud.


Menü <Administration>

(Link zum Kapitel Menü ADMINISTRATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Zugriffsrechte sind differenziert nach "Lesen", "Erstellen", "Verändern" und "Löschen".
  • Die Zugriffsrechte der Ämter sind voreingestellt - und per Hand änderbar. Den einzelnen Ämtern sind die Zugriffsrechte fest zugeordnet. Dabei ist eine ausreichende Überlappungszeiten mit der vorherigen (ab 01.04.) und der nachfolgenden (bis 31.07.) Amtszeit gegeben. Innerhalb dieses Zeitraumes können die Zugriffsrechte verändert werden, um so einem Mitglied für dessem Amtszeit die Zugriffsrechte erweitert oder reduziert zu erteilen. Beim Wechsel auf das nachfolgende Rotary-Jahr springen die veränderten Zugriffsrechte wieder auf die Grundeinstellungen zurück.
  • Alle Einstellungen sind zentralisiert, weil die Erfahrung zeigt, dass die Zusammenfassung an einer Stelle sinnvoller ist als das Verteilen auf die verschiedenen Menüs.
  • Die automatischen Daten-Exporte werden angezeigt.
  • Eine Logdatei protokolliert alle Vorgänge, so dass ggf. bei Bedarf und unter Einhaltung vorgegebener Regeln nachvollzogen werden kann, wer wann was in RO.CAS gemacht hat.