RO.CAS-UPDATE

Aus RO.WIKI
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Die aktuelle Version von RO.CAS wird zum Februar 2019 durch eine neue Version von RO.CAS ersetzt werden. Diese Seite begleitet den Versionswechsel mit allen damit zusammenhängenden Punkten.


ALLGEMEINES

Der Zeitplan sieht derzeit (Stand 23.11.2018) vor:

  • 14.09.2018 - 31.12.2018: "Test-Phase 1" durch die DICOs aller 15 Distrikte
  • 01.01.2019 - 13.01.2019: "Test-Phase 2" durch weitere Personen aus allen 15 Distrikten
  • 14.01.2019 - 18.01.2019: "Test-Phase 3"
  • 19.01.2019 - 31.01.2019: Abnahme

Der Rollout (= Wechsel der Versionen) ist für den Februar 2019 geplant ist. Wer beim RollOut nicht oder nur wenig mit RO.CAS gearbeitet hat, wird sich schnell und einfach im neuen RO.CAS zurecht finden. Erfahrene RO.CAS-Anwender benötigen evtl. zu Beginn einen gewisse Umgewöhnung, doch auch sie werden sich dann ebenfalls schnell zurecht finden. Alle Anwender werden „an die Hand genommen“ mit

  • dem in RO.CAS integrierten Inline-ServiceDesk,
  • der begleitenden Dokumentation im RotaryWiki und
  • den ergänzenden Video-Tutorials.

Das Rotary Magazin berichtet begleitend über das Projekt:


DATEN-PRÜFUNG

Für den RollOut wird der zu übernehmende Datenbestand bestmöglich vorbereitet. Dazu werden die bestehenden Daten sowohl durch kontinuierliche Test-Übernahmen als auch mit den Möglichkeiten der SEMDA-Schnittstelle geprüft.


Daten-Prüfung durch Test-Übernahmen

Mit kontinuierlichen Test-Übernahmen werden die relevanten Datenfelder auf ungeeignete Eingaben geprüft.

Fehler werden in die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur" geschrieben und dem jeweiligen Club (Clubämter Präsident, Sekretär, Executive Secretary und Club-Administrator) mit der Bitte um Beseitigung zur Verfügung gestellt.

RO.CAS Datenkorrektur.png
Anleitung für die Tabelle "RO.CAS Datenkorrektur "

Sie können die sich die Ansicht der Tabelle anpassen:

  • Sie können die angezeigten Zeilen auf 25, 50 und 100 Zeilen begrenzen. Wenn die Tabelle mehr Zeilen hat, als für die Anzeige ausgewählt sind, verteilt sich die Tabelle auf mehrere Seiten und Sie können über <Weiter> und <Zurück> vorwärts bzw. rückwärts durch die Tabelle blättern.
  • Sie können mit der Schaltfläche <Spalten> jede Spalten zur Ansicht aus- und abwählen. Beim Start sind die Spalten
    • "Organisation",
    • "Bereich",
    • "Datensatz",
    • "Korrekturbedarf (...)" und
    • "Info"

vorausgewählt.

  • Sie können jede Spalten mit Drag&Drop verschieben.
  • Sie können nach jeder Spalte sortieren durch Klick in die Spalten-Überschrift. Zum Sortierung nach mehreren Spalten (Kaskaden-Sortierung) müssen Sie bei der Auswahl der zweiten und folgen Spalten die UMSCHALT-Taste gedrückt halten.


In der so angepassten Tabelle können Sie arbeiten:

  • Sie können die Tabelle mit der Suchfunktion (Feld "Suchen ...") durchsuchen.
  • Sie können die Tabelle drucken sowie als Kopie, CSV und PDF exportieren.
  • Sie erhalten konkrete Hilfe durch ein Klick auf den Text In der Spalte "Korrekturbedarf (für Hilfe auf Fehlertext klicken)".

Die Tabelle enthält 8 Spalten (Standard-Anzeige markiert) mit diesen Inhalten:

  • Distrikt (Inhalt: Distrikt-Name)
  • Organisation (Inhalt: Club-Name)
  • Bereich (Inhalt: ...)
  • Datensatz (Inhalt: Person)
  • Korrekturbedarf (...) (Inhalt: ...)
  • Info (Inhalt: Mitgliedsart)
  • UID Scope (Inhalt: technischer Name für den Club)
  • PK Entity (Inhalt: technischer Name für Person)


Die möglichen Fehlermeldungen und die empfohlenen Maßnahmen sind:

Korrekturbedarf "Anrede fehlt"

Im neuen RO.CAS ist die Anrede ein Pflichtfeld. Deshalb müssen fehlende Anreden nachträglich ergänzt werden. Aktuell wird geprüft, ob fehlende Anreden weitestgehend automatisch ergänzt werden können.


RO.CAS Datenkorrektur Anrede1.png
Bei rund 5 aktiven Mitgliedern und rund 25 ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils die Anrede, weil im derzeitigen RO.CAS zu Anfang die Anrede kein Pflichtfeld war.
=> In diesen Fällen ist es sinnvoll, die Anreden per Hand zu ergänzen.


RO.CAS Datenkorrektur Anrede2.png
Bei rund 3.300 Partnern von aktiven Mitgliedern und rund 140 Partnern von ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils die Anrede, weil im derzeitigen RO.CAS die Anrede kein Pflichtfeld ist.
=> Der Lösungsvorschlag steht noch aus.


Korrekturbedarf "Vorname fehlt"

Im neuen RO.CAS ist der Vorname ein Pflichtfeld. Deshalb müssen fehlende Vornamen nachträglich ergänzt werden. Generell können fehlende Vornamen nicht automatisch ergänzt werden.


RO.CAS Datenkorrektur Vorname2.png
Bei rund 50 Partnern von aktiven Mitgliedern und rund 10 Partnern von ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils der Vorname, weil der Vorname im derzeitigen RO.CAS kein Pflichtfeld ist.
=> Bitte geben Sie jeweils den Vornamen ein.
Bei Datensätzen, bei denen bei der Datenübernahme in das neue RO.CAS der Vorname fehlt, bekommen bei der Übernahme einen fiktiven Vornamen ergänzt.


Korrekturbedarf "Nachname fehlt"

Im neuen RO.CAS ist der Nachname ein Pflichtfeld. Deshalb müssen fehlende Nachnamen nachträglich ergänzt werden. Aktuell wird geprüft, ob fehlende Anreden weitestgehend automatisch ergänzt werden können.


RO.CAS Datenkorrektur Nachname2.png
Bei rund 250 Partnern von aktiven Mitgliedern und rund 15 Partnern von ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils der Nachname, weil der Nachname im derzeitigen RO.CAS kein Pflichtfeld ist und sich durch den Nachnamen des Mitgliedes auch automatisch ergibt.
=> Der Lösungsvorschlag steht noch aus.


Korrekturbedarf "Geburtsdatum ist fehlerhaft oder fehlt"

Aktuell wird geprüft, wie mit dem Geburtsdatum umgegangen werden soll. Denn das Geburtsdatum hilft bei der Datenzuordnung in der Datenbank, wenn Vor- und Nachnamen keine ausreichende Klarheit geben, und bei der Altersstatistik - sowie bei der 85er-Regelung zur Präsenzbefreiung. Gleichzeitig ist das Geburtsdatum teilweise ein intensiv diskutiertes Thema in einigen Clubs.


RO.CAS Datenkorrektur Geburtsdatum1.png
Bei rund 7.500 aktiven Mitgliedern und rund 500 ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils das Geburtsdatum.
=> Der Lösungsvorschlag steht noch aus.


RO.CAS Datenkorrektur Geburtsdatum2.png
Bei rund 300 Partnern von aktiven Mitgliedern und rund 800 Partnern von Ehemaligen Mitgliedern fehlt jeweils das Geburtsdatum.
=> Der Lösungsvorschlag steht noch aus.


Korrekturbedarf "Fehler in Telefonnummer"

Bei Telefonnummern besteht ein Korrekturbedarf, wenn eingegebene Telefonnummern voraussichtlich nicht automatisiert übernommen werden können. Dies kann auch der Fall sein, wenn aus optischen Gründen die Telefonnummern anders eingegeben sind als vorgesehen. Aktuell wird geprüft, ob die Korrekturen weitestgehend automatisiert werden können.


RO.CAS Datenkorrektur Telefonnummer.png
=> Bitte geben Sie Telefonnummern nach diesen Regeln ein:
  • Länder-Vorwahl
    ... enthält ein Auswahlmenü mit den Länder-Vorwahlnummern nach der in RO.CAS hinterlegten Länderliste, voreingestellt ist "49" für Deutschland.
  • Orts-Vorwahl
    ... ist das Feld für die in Deutschland übliche Orts-Vorwahl (bei Telefon- und Fax-Nummern) bzw. Netz-Vorwahl (bei Mobil-Nummern). Eingegeben werden dürfen die Ziffern 0-9. Bitte geben Sie bei der Orts-Vorwahl auch die führende Ziffer "0" ein.
  • Teilnehmer-Nummer
    ... ist das Feld für die Teilnehmer-Nummer einschliesslich von Nebenstellen-Nummern. Eingegeben werden dürfen die Ziffern 0-9.


Korrekturbedarf "Doppelt vorhandene E-Mail-Adresse"

Text folgt


Korrekturbedarf "unbekannter Fehler"

Mit "unbekannter Fehler" sind alle Fehler gekennzeichnet, die nicht in eine zuvor genannte Kategorie fallen.
=> Bitte ignorieren Sie diesen Fall, weil Sie als Club und Distrikt hier nichts unternehmen können.


Daten-Prüfung durch SEMDA-Schnittstelle

Über die SEMDA-Schnittstelle lassen sich vor allem Duplikate im Datenbestand herausfinden:

mehrfaches Vorkommen identischer E-Mail-Adressen


Alle E-Mail-Adressen dürfen ohne Ausnahme nur ein einziges Mal in RO.CAS vorkommen, weil sie als ROTARY-LOGIN-E-Mail-Adresse verwendet werden können (siehe auch Abschnitt "Personen-Einmaligkeit").

Bei der Datenübernahme werden mehrfach vorkommende E-Mail-Adressen weitestgehend automatisch korrekt zugeordnet. E-Mail-Adressen, bei denen das nicht gelingt, werden nicht (!) übernommen und die jeweiligen Clubs darauf hingewiesen.

  • Identische E-Mail-Adresse sowohl bei einem Mitglied als auch beim Club
Wenn bei einem Club die Club-E-Mail-Adresse identisch mit der eines Mitglieds ist, wird der Club direkt vom SEMDA-Team gebeten, diesen Punkt zu lösen. Es gibt zwei Möglichkeiten:
  1. Das Feld mit der Club-E-Mail-Adresse kann leer bleiben. Zumindest übergangsweise kann dies eine einfache und schnelle Lösung sein.
  2. Für die Club-E-Mail-Adresse kann eine personenunabhängige E-Mail-Adresse gewählt und diese dann an die jeweils geeigeneten Personen im Club weitergeleitet werden. U.A. bietet die Rotary Verlags GmbH dieses an: https://rotary.de/mitglieder_service/verlag/internet/clubemail.html
  • Identische private E-Mail-Adresse bei mehreren Mitgliedern
Identische E-Mail-Adressen als private E-Mail-Adresse bei mehr als einem Mitglieder kommen vor, wenn Personen sich eine identische E-Mail-Adresse im privaten Leben teilen und demselben oder verschiedenen Clubs angehören und jeweils dort diese E-Mail-Adresse als private E-Mail-Adresse eingetragen ist. Die Betroffenen und/oder die jeweiligen Clubs werden direkt von dem SEMDA-Team und/oder den zuständigen DICOs gebeten, diesen Punkt zu lösen.
  • Identische berufliche E-Mail-Adresse bei mehreren Mitgliedern
Identische E-Mail-Adressen als berufliche E-Mail-Adresse bei mehr als einem Mitglied kommen vor, wenn Personen sich eine identische E-Mail-Adresse im beruflichen Leben teilen (z.B. Mitglieder einer Kanzlei mit einer Sammel-E-Mail-Adresse) und demselben oder verschiedenen Clubs angehören und jeweils dort diese E-Mail-Adresse als berufliche E-Mail-Adresse eingetragen ist. Die Betroffenen und/oder die jeweiligen Clubs werden direkt von dem SEMDA-Team und/oder den zuständigen DICOs gebeten, diesen Punkt zu lösen.
  • Identische E-Mail-Adresse bei einem oder mehreren Mitgliedern sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse
Identische E-Mail-Adressen sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse kommen im Wesentlichen vor, wenn Mitglieder ihre berufliche E-Mail-Adresse als ROTARY-LOGIN-E-Mail-Adresse nutzen möchten und deshalb bewusst die identischen E-Mail-Adressen sowohl als private als auch als berufliche E-Mail-Adresse eingetragen ist. In diesen Fällen wird die Korrektur automatisch bei der Daten-Übernahme erfolgen.
  • Identische E-Mail-Adressen sowohl bei einem Mitglied als auch bei dessen Partner
Identische E-Mail-Adressen bei einem Mitglied und dessen Partner sollten durch die bereits seit längerem bestehende interne Prüfung in dem derzeitigen RO.CAS nicht mehr vorkommen. Kontrollieren können dies die Clubs selber über die Export-Funktion der Daten und über das Untermenü <Zugriffsverwaltung> im Menü Administration>.

mehrfaches Vorkommen identischer Personen


Identische Personen kommen vor, wenn bei einem Clubwechseln der aufnehmende Club nicht sicherstellt, dass das aufzunehmende Mitglied erst bei seinem bisherigen Club über "Austritt wegen Clubwechsel" abgemeldet wird, bevor es im neuen Club als aufgenommenes Mitglied in RO.CAS eintragen wird. Leider gibt es diese Fälle ständig in einer Größenordnung von 1 bis 9 Fällen.

In diesen Fällen bekommt der aufnehmende Club automatisch aus der SEMDA-Schnittstelle eine Hinweis-E-Mail [m61] mit der Bitte, in Absprache mit dem bisherigen Club das Problem zu lösen.

DATEN-ÜBERNAHME

Zum Wechsel der RO.CAS-Versionen wird es eine endgültige Datenübernahme geben. Alle fehlerhaften Daten, die bis dahin nicht von den Clubs und Distrikten korrigiert wurden, werden nicht übernommen!

Jeder Club und jeder Distrikt wird ein Datenübernahmeprotokoll bekommen, das sämtliche nicht übernommenen Daten auflisten wird.


VERÄNDERUNGEN

Das neue RO.CAS ist eine Neukonstruktion auf dem Stand der Zeit, die inhaltlich auf dem bestehenden RO.CAS aufbaut und die bisher eigenständigen Elemente RO.Web und ROTARY-LOGIN integriert.

Nachfolgend sind die wesentlichen Veränderungen aufgeführt und mit den dazugehörenden Abschnitten in dem Artikel zum neuen RO.CAS verlinkt.

Allgemein

Verbessert:

  • Die Benutzeroberfläche ermöglicht die intuitive Nutzung, unterstützt durch diese Elemente:
    • Hilfe und Unterstützung
    • Bildschirm-Bereiche
      • Das responsive Design passt sich automatisch der Bildschirmgröße bzw. der Fenstergröße von RO.CAS an.
      • Die Benutzeroberfläche ist multilingual.
      • Die Menü-Leiste hat eine flache Menüstruktur ohne Untermenüs und mit höchstens 5 Reitern (Tabs) und ist klar und logisch gegliedert. Elemente ohne persönlicher Zugriffsberechtigung sind sichtbar, aber ausgegraut (abgeschwächt angezeigt) und ohne Funktion.
      • In der Kopf-Zeile lassen sich verschiedene, meist nur vorübergehend benötigte, Einstellungen vornehmen.
    • Zentrale Funktionen
      • Funktionen sind nur einmal vorhanden und werden bei Bedarf innerhalb von RO.CAS aufgerufen.
      • Listen können formatiert, sortiert, exportiert und durchsucht werden und die Detailansichten erscheinen als Modal/PopUp.

Entfallen:

  • Es gibt 80 % weniger Formulare.
    Der Club- und der Distrikt-Teil sind zusammengelegt und haben nur noch 40 Formularen (-79 %) in nur noch 10 Menüelemente (- 89 %) der nur noch 10 Bereichen (- 55 %). Dies vereinfacht die Nutzung von RO.CAS erheblich.
  • Die Vorwahl-Nummern der Clubgebiete entfallen.
    Um Papier für das Mitgliederverzeichnis (MGV) zu sparen, werden bisher im MGV die Vorwahl-Nummern des Clubgebietes beim Club gezeigt und dann bei den Mitgliedern weg gelassen. Aus unterschiedlichen Gründen (z.B. Mobil-Nummern statt Festnetz-Nummern, größere Einzugsgebiete der Clubs) funktioniert das seit Jahren immer weniger. Deshalb entfällt dieses nun komplett.
  • Die Nennung des Gründungsbeauftragten entfällt.
    Die explizierte Nennung des Gründungsbeauftragten (nicht zu verwechseln mit dem Gründungspräsidenten!) in einem eigenständigen Datensatz bedeutet aus Datenschutzgründen einen erheblichen Aufwand. Mit dem ersatzlosen Wegfall wird das vermieden.
  • Kontonummern und Bankleitzahlen entfallen.
  • Die Bestellung des MGV u.a. erfolgt nun im Verlagsprogramm der Rotary Verlags GmbH.

Menü <Startseite>

(Link zum Kapitel Menü STARTSEITE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Startseite zeigt <Mitteilungen> vom Club, Distrikt und RO.CAS-System-Administrator und die nächsten <Termine>.

Menü <Organisation> (Club/Distrikt)

(Link zum Kapitel Menü ORGANISATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden.
  • Die Ämter-Besetzungen lassen sich taggenau eingeben.

Menü <Personen>

(Link zum Kapitel Menü PERSONEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es können beliebig viele unterschiedliche Kommunikationsdaten (Adressen, E-Mail-Adressen, Telefon- und Faxnummern sowie Social Media-Accounts) gespeichert werden. Alle Kommunikationsdaten können variabel favorisiert und veröffentlicht werden.
  • Bei Clubwechsel müssen Mitglieder nicht neu erfasst werden.
  • Beim Austritt führt eine Austritts-Checkliste durch den Prozess.

Entfallen:

  • Die Daten der Partner werden nicht mehr beim Mitglied erfasst.
    Jeder Partner wird wie jede Person in einem eigenen Datensatz erfasst. Nur so lässt es sich z.B. abbilden, dass Partner auch Mitglieder in einem Rotary Club sein können. Auch kann nur so sichergestellt werden, dass Partner selber die Zustimmung gemäß Datenschutz geben können.
  • Die Daten von Kindern werden nicht mehr erfasst.
    Aus Datenschutzgründen werden Kinder nicht mehr erfasst. Neben der dafür notwendigen Zustimmung der Sorgerechts-Berechtigten zu Beginn der Erfassung müsste beim Erreichen der Volljährigkeit ein ehemaliges Kind selber seine Zustimmung geben - und dafür ist insgesamt der Aufwand zu hoch.
  • Die Vielzahl an Layouts für die Mitgliederbroschüren wird zur Vereinheitlichung reduziert.
  • Die bisher gezeigten beiden Druckereien werden nicht mehr gezeigt.

Menü <Termine>

(Link zum Kapitel Menü TERMINE vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Teilnehmer- und Anmeldelisten aktualisieren sich selbständig.
  • Bei Anmeldungen kann ein Zeitfenster für Anmeldungen gesetzt werden.
  • Die Teilnehmerzahl kann nach Anmeldeschluss automatisch an das Veranstaltungslokal gesandt werden.
  • Der Meeting-Generator wird durch Terminserien ersetzt, die eine große Variabilität ermöglichen.

Entfallen:

  • Die Info-E-Mail an den Organisator entfällt.

Menü <Korrespondenz>

(Link zum Kapitel Menü KORRESPONDENZ vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Beim E-Mail-Versand bekommt der Absender eine direkte Rückmeldung bei Störungen in der E-Mail-Zustellung.

Entfallen:

  • Die E-Mail-Protokolle fallen weg.
    Die E-Mail-Protokolle im bisherigen RO.CAS zeigen nur an, ob die (Serien-)E-Mails korrekt an den E-Mail-Versende-Server übergeben wurden. Sie zeigen nicht an, ob dann diese E-Mails versandt und beim Empfänger angekommen sind. Dies wird oft falsch interpretiert.

Menü <Präsenzen>

(Link zum Kapitel Menü PRÄSENZEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Präsenzen werden ausschließlich als Jahrespräsenzen berechnet.

Entfallen:

  • Die unterjährigen Präsenzberechnungen entfallen.
    Die Erfahrung mit dem bisherigen RO.CAS zeigt, dass bei der unterjährigen Präsenzberechnung zu oft vergessen wird, die Zeitraumüberschreitende Berücksichtigungen von Zusatzpräsenzen richtig zuzuordnen. Deshalb wird nun nur noch die Betrachtung der Jahrespräsenz angeboten.

Menü <Projekte>

(Link zum Kapitel Menü PROJEKTE vom neuen RO.CAS)

Hier gibt es keine wesentlichen Änderungen.

Menü <Internet>

(Link zum Kapitel Menü INTERNET vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Bei jedem Artikel kann der Zeitraum der Veröffentlichung von - bis eingestellt werden.
  • Jeder Artikel kann in verschiedenen Sprachen geschrieben werden, die dann je nach Sprach-Einstellung des Lesers erscheinen.

Menü <Medien>

(Link zum Kapitel Menü MEDIEN vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Es lassen sich Bilder, Videos und Audio-Dateien als Medien-Dateien speichern.

Entfallen:

  • Medien-Dateien lassen sich nicht mehr dauerhaft speichern.
    Im bisherigen RO.CAS bleiben Bilder im Speicher, wenn die Artikel, denen sie zugeordnet waren, gelöscht werden. Da RO.CAS 2019 aber kein Datenspeicher ist, werden beim Löschen von Artikeln auch die zugeordneten Medien-Dateien gelöscht, soweit diese nicht anderweitig noch in Verwendung sind. Zum archivierenden Speichern von Medien-Dateien dient RO.Cloud.

Menü <Administration>

(Link zum Kapitel Menü ADMINISTRATION vom neuen RO.CAS)

Verbessert:

  • Die Zugriffsrechte sind differenziert nach "Lesen", "Erstellen", "Verändern" und "Löschen".
  • Die Zugriffsrechte der Ämter sind voreingestellt - und per Hand änderbar. Den einzelnen Ämtern sind die Zugriffsrechte fest zugeordnet. Dabei ist eine ausreichende Überlappungszeiten mit der vorherigen (ab 01.04.) und der nachfolgenden (bis 31.07.) Amtszeit gegeben. Innerhalb dieses Zeitraumes können die Zugriffsrechte verändert werden, um so einem Mitglied für dessem Amtszeit die Zugriffsrechte erweitert oder reduziert zu erteilen. Beim Wechsel auf das nachfolgende Rotary-Jahr springen die veränderten Zugriffsrechte wieder auf die Grundeinstellungen zurück.
  • Alle Einstellungen sind zentralisiert, weil die Erfahrung zeigt, dass die Zusammenfassung an einer Stelle sinnvoller ist als das Verteilen auf die verschiedenen Menüs.
  • Die automatischen Daten-Exporte werden angezeigt.
  • Eine Logdatei protokolliert alle Vorgänge, so dass ggf. bei Bedarf und unter Einhaltung vorgegebener Regeln nachvollzogen werden kann, wer wann was in RO.CAS gemacht hat.